Situatie binnen organisaties
Klopt er iets niet
in uw bedrijf?
Onverklaarbare betalingen, afwijkende uren of misbruik van bedrijfsmiddelen kunnen wijzen op bedrijfsfraude. Lees hoe u signalen controleert zonder iemand te vroeg te beschuldigen.
Bedrijfsfraude is misleiding voor persoonlijk voordeel.
Iemand gebruikt geld, tijd, gegevens, klanten of middelen van de organisatie op een oneerlijke manier. Een administratieve fout is niet automatisch fraude; er moet sprake zijn van bewuste misleiding.
Veelvoorkomende vormen
Waar kan bedrijfsfraude over gaan?
Kijk eerst welk proces of welke afspraak mogelijk wordt misbruikt. Dat helpt om de juiste gegevens te controleren.
Urenfraude
Meer uren registreren dan gewerkt, inklokken voor een ander of zakelijke tijd gebruiken voor andere activiteiten.
Declaratiefraude
Privékosten zakelijk declareren, bedragen aanpassen of dezelfde kosten meerdere keren indienen.
Fraude met betalingen
Geld omleiden, facturen aanpassen, kortingen misbruiken of betalingen aan een eigen relatie laten doen.
Misbruik van middelen
Voertuigen, gereedschap, voorraad, accounts of andere bedrijfsmiddelen voor privédoelen gebruiken.
Klanten of gegevens meenemen
Klantinformatie, bestanden of bedrijfskennis gebruiken voor een eigen of concurrerende onderneming.
Belangenverstrengeling
Zakelijke beslissingen nemen voor persoonlijk voordeel zonder dit belang bij de organisatie te melden.
Concrete afwijkingen
Voorkom een snelle beschuldiging
Eerste stappen
Controleer eerst het proces, daarna pas de persoon.
Breng de afwijking in kaart
Wat klopt niet, sinds wanneer en welk bedrag of belang is ermee gemoeid?
Bewaar originele gegevens
Stel documenten en registraties veilig zonder bestanden of metadata te wijzigen.
Controleer normale oorzaken
Sluit fouten in processen, systemen en administratie eerst uit.
Formuleer een concrete vraag
Bepaal welk feit nog ontbreekt voordat u een volgende stap kiest.
Feitenonderzoek
Hoe wordt een vermoeden zorgvuldig onderzocht?
De onderzoeksvraag bepaalt welke informatie nodig is. Verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig en houd feiten, verklaringen en conclusies van elkaar gescheiden.
Dossier- en procesanalyse
Vergelijk documenten, transacties, tijdregistraties, autorisaties en normale werkprocessen.
Digitale en openbare bronnen
Controleer relevante zakelijke gegevens en openbare informatie binnen de geldende privacyregels.
Gesprekken en wederhoor
Betrokkenen krijgen gelegenheid om feiten toe te lichten en op bevindingen te reageren.
Privacy en personeel
Een zakelijk account is niet automatisch vrij te doorzoeken.
Onderzoek alleen wat nodig is voor de concrete vraag.Kenbare regels
Beleid over systemen en controle moet vooraf duidelijk zijn.Beperk toegang
Laat alleen noodzakelijke personen onderzoeksgegevens zien.Hoor beide kanten
Geef ruimte om feiten en context toe te lichten.
Laat de vervolgstap juridisch beoordelen.
Een waarschuwing, schorsing, schadeclaim of ontslag kan grote gevolgen hebben. De juiste maatregel hangt af van de feiten, ernst, omstandigheden en geldende arbeidsregels.
Bewaar een duidelijke tijdlijn en bijlagen.
Noteer chronologisch wat is gebeurd en welke zakelijke gegevens dit ondersteunen. Voor verschillende vormen van fraude of diefstal kunt u namens een organisatie aangifte doen bij de politie.
Breng uw situatie eerst in kaart.
De Bedrijfsrecherchewijzer helpt u bepalen welke informatie belangrijk is en of een onderzoeksstap mogelijk passend is.
Algemene informatie, gecontroleerd aan de hand van uitleg van KVK over een vermoeden van werknemersfraude, de Autoriteit Persoonsgegevens over controle van werknemers en de Politie over aangifte namens een organisatie. Laat een concrete zaak juridisch beoordelen.