Van verzamelde informatie naar een navolgbaar geheel
Wat staat er in een onderzoeksrapport?
Een goed rapport laat zien welke vragen zijn onderzocht, welke relevante feiten zijn vastgesteld en waar onzekerheid blijft bestaan. De lezer moet kunnen herkennen wat een bron vermeldt, wat iemand verklaart en wat de onderzoeker concludeert.
Feitenonderzoek binnen een organisatie
Een controleerbare opbouw
Welke onderdelen horen in het rapport?
De omvang verschilt per onderzoek. Ook in een kort rapport moeten doel, aanpak, relevante feiten en beperkingen voldoende duidelijk zijn.
Opdracht en vragen
Waarom het onderzoek begon, wat binnen de opdracht viel en welke vragen moesten worden beantwoord.
Aanpak en bronnen
Welke soorten informatie zijn gebruikt, over welke periode en met welke relevante onderzoeksmethoden.
Feitelijke tijdlijn
Belangrijke gebeurtenissen, documenten, transacties, verklaringen of waarnemingen in een begrijpelijke volgorde.
Bevindingen
Per onderzoeksvraag: wat voldoende wordt ondersteund, wat wordt weersproken en wat niet kon worden vastgesteld.
Hoor en wederhoor
Indien toegepast: welke wezenlijke bevindingen zijn voorgelegd en hoe de reactie is verwerkt. Indien niet toegepast: waarom dat in dit onderzoek niet nodig of nog niet mogelijk was.
Beperkingen
Ontbrekende gegevens, niet gehoorde personen, onzekerheden en andere grenzen die de uitkomst beïnvloeden.
Conclusies
Een antwoord binnen de onderzoeksvragen, zonder verder te gaan dan de verzamelde informatie toelaat.
Bijlagen
Alleen relevante documenten, overzichten, beelden of gespreksverslagen die nodig zijn voor controle.
Rechtstreeks vastgesteld.
Bijvoorbeeld: een systeemlog toont dat account X op een bepaald tijdstip een handeling uitvoerde. De bron en betekenis moeten controleerbaar blijven.
Door iemand verteld.
Een verklaring wordt als verklaring beschreven, met relevante context. Dat iemand iets zegt, maakt de inhoud nog niet automatisch tot vastgesteld feit.
Afgeleid uit bevindingen.
De redenering moet navolgbaar zijn en alternatieve verklaringen of onzekerheden mogen niet worden weggelaten.
Het rapport en het onderzoeksdossier zijn niet hetzelfde.
Het dossier bevat ook onderliggende stukken en de vastlegging van gebruikte methoden en de redenen daarvoor. Niet ieder dossierstuk hoeft in het eindrapport te staan; niet-relevante persoonsgegevens horen juist niet onnodig te worden opgenomen.
Vertrouwelijk gebruiken en bewaren
Wie mag het rapport ontvangen of inzien?
Een rapport kan gevoelige persoonsgegevens en mogelijk strafrechtelijke gegevens bevatten. Verstrekking en interne verspreiding moeten daarom noodzakelijk, doelgericht en beveiligd zijn.
Alleen voor personen die het nodig hebben.
AVG-rechten gelden, maar met mogelijke beperkingen.
Bewaren en verwijderen
Niet langer en niet meer dan nodig.
Geen automatisch ontslagbewijs.
Een werkgever moet de feiten, ernst, persoonlijke omstandigheden en zorgvuldigheid afzonderlijk juridisch beoordelen.
Geen automatische schadeclaim.
Schade, aansprakelijkheid, causaal verband en bewijswaarde vragen een eigen beoordeling.
Geen vaststelling van schuld.
Politie, Openbaar Ministerie en rechter hebben hun eigen taken en bewijsregels. Een particulier rapport kan hooguit informatie aanleveren.
Breng eerst de fase van uw situatie in kaart.
De Bedrijfsrecherchewijzer helpt onderscheiden of eerst interne controle, wederhoor, juridisch advies of nader feitenonderzoek nodig kan zijn.
Algemene informatie, gebaseerd op de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus en de privacygedragscode. Daarin staan onder meer regels over dossierbeheer, informatieverstrekking, inzage, correctie, geheimhouding, bewaartermijnen en klachten. De toepassing daarvan blijft maatwerk.