Situatie voor werkgevers
Verdwijnen er spullen,
geld of goederen?
Bij een vermoeden van bedrijfsdiefstal wilt u snel handelen. Toch is het belangrijk om eerst informatie veilig te stellen, aannames te vermijden en bewijs niet onbedoeld te beschadigen.
Beschuldig niemand voordat de feiten duidelijk zijn.
Een voorraadverschil, kastekort of vermist gereedschap kan meerdere oorzaken hebben. Controleer eerst administratie, toegang, processen en beschikbare bronnen.
De eerste uren
Zo voorkomt u dat belangrijke informatie verloren gaat.
Werk rustig en systematisch. Leg vast wat u weet, maar ga niet zelf heimelijk volgen, filmen of door privégegevens zoeken.
Controleer de basis
Bekijk voorraad, administratie, leveringen, retouren en wie toegang had.
Bewaar originele gegevens
Stel relevante documenten en bestaande beelden veilig zonder ze te wijzigen.
Noteer feiten apart
Schrijf data, bedragen, locaties en bronnen op. Houd vermoedens apart.
Vraag tijdig advies
Laat beoordelen welke arbeidsrechtelijke en onderzoeksstap verantwoord is.
Bronnen die al bestaan
Wat u beter niet doet
Maak een eenvoudige tijdlijn.
Noteer wanneer iets is ontdekt, wie toegang had, welke controle is uitgevoerd en welke gegevens zijn veiliggesteld. Dat maakt later zichtbaar hoe de feiten zijn verzameld.
Wanneer verder onderzoek nodig kan zijn
Als gewone controles de vraag niet beantwoorden.
Onderzoek moet een concrete vraag hebben. De gekozen methode moet nodig, toegestaan en niet zwaarder zijn dan nodig.
Administratief feitenonderzoek
Vergelijk voorraad, transacties, toegang en andere zakelijke registraties om afwijkingen en momenten vast te stellen.
Gesprekken en wederhoor
Betrokkenen kunnen worden gehoord. Verklaringen worden vergeleken met controleerbare informatie.
Observatie
Als dit noodzakelijk en toegestaan is, kunnen gedrag, verplaatsingen of terugkerende patronen feitelijk worden vastgelegd.
Camera’s op de werkvloer
Een verborgen camera is een uiterste middel.
Er moet een concreet probleem en een zwaarwegend belang zijn.Eerst andere stappen:
De werkgever moet minder ingrijpende mogelijkheden hebben geprobeerd.Tijdelijk en gericht:
Permanent heimelijk cameratoezicht is niet toegestaan.Controle vooraf:
Laat privacyregels en de rol van de ondernemingsraad beoordelen.
Diefstal kan een dringende reden zijn.
Dat betekent niet dat ieder vermoeden direct ontslag rechtvaardigt. De reden moet voldoende vaststaan en bij ontslag op staande voet direct aan de werknemer worden meegedeeld. Laat zo’n beslissing altijd juridisch beoordelen.
Feiten moeten controleerbaar blijven.
Leg vast waar informatie vandaan komt, wanneer deze is verkregen en wat precies is waargenomen. Beschrijf geen conclusie die verder gaat dan de beschikbare feiten.
Breng uw situatie eerst in kaart.
De Bedrijfsrecherchewijzer helpt u bepalen welke informatie belangrijk is en of een volgende onderzoeksstap mogelijk passend is.
Algemene informatie, gecontroleerd aan de hand van officiële uitleg van de Rijksoverheid over ontslag op staande voet en de Autoriteit Persoonsgegevens over cameratoezicht. Laat een concrete zaak juridisch beoordelen.